Klungkung, Agustus 2026. Transformasi digital di bidang pendidikan terus berkembang, termasuk dalam pengelolaan penerimaan peserta didik baru. Menjawab kebutuhan tersebut, Tim Pengabdian kepada Masyarakat Institut Teknologi dan Bisnis (ITB) Stikom Bali mengembangkan dan mengimplementasikan Sistem Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB) berbasis web di SMK TI Bali Global Klungkung.
Inovasi ini dirancang untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan transparansi proses penerimaan siswa baru sekaligus mendukung penguatan tata kelola administrasi pendidikan berbasis teknologi informasi di sekolah vokasi pertama berbasis teknologi informasi di Kabupaten Klungkung.
Kegiatan pengabdian tersebut dipimpin oleh Indrianto, S.Kom., M.Kom. selaku ketua tim, bersama dua anggota dosen, yakni Luh Ayu Martini, S.Kom., M.Kom. dan I Kadek Seneng, S.Kom., M.Kom. Pengembangan sistem juga melibatkan dua mahasiswa aktif, Zahra Auliya Febbyanti dan Crisya Nur Fitria Rahmadhani, yang berperan dalam proses analisis kebutuhan, pengembangan sistem, hingga pelatihan pengguna.
Menjawab Tantangan Pengelolaan PPDB
Sebelum sistem ini diterapkan, proses PPDB di SMK TI Bali Global Klungkung masih mengandalkan mekanisme manual atau formulir daring sederhana yang belum terintegrasi secara optimal. Kondisi tersebut menimbulkan sejumlah kendala, antara lain keterlambatan proses verifikasi pendaftar, belum tersedianya notifikasi otomatis ketika calon siswa melakukan pendaftaran, kesulitan dalam memantau status registrasi ulang, serta keterbatasan akses informasi secara real-time bagi pimpinan sekolah.
Melalui sistem yang dikembangkan, proses PPDB kemudian diintegrasikan ke dalam satu platform digital. Sistem tersebut dilengkapi dengan tiga fitur utama yang dirancang untuk menjawab kebutuhan operasional sekolah.
Pertama, notifikasi otomatis melalui WhatsApp setiap kali terdapat pendaftar baru, sehingga admin dapat segera mengetahui dan menindaklanjuti pendaftaran yang masuk.
Kedua, modul pelacakan status registrasi ulang yang membantu sekolah memantau perkembangan setiap calon siswa sekaligus meminimalkan potensi kehilangan calon peserta didik.
Ketiga, dashboard pelaporan secara real-time yang memungkinkan kepala sekolah memantau perkembangan PPDB kapan saja dan dari mana saja.
Tidak Sekadar Membangun Sistem
Ketua tim pengabdian, Indrianto, menegaskan bahwa pengembangan sistem tidak semata-mata berorientasi pada penerapan teknologi, tetapi juga pada peningkatan kapasitas sumber daya manusia di lingkungan sekolah.
“Sistem ini tidak hanya soal teknologi, tapi juga soal pemberdayaan. Kami melibatkan guru dan admin sekolah sejak awal (dari analisis kebutuhan hingga pelatihan) agar mereka benar-benar siap mengelola sistem ini secara mandiri.”
Pendekatan tersebut diwujudkan melalui pelatihan intensif dan pendampingan bagi tenaga kependidikan SMK TI Bali Global Klungkung. Tim juga menyediakan manual pengguna dan dokumentasi teknis sebagai panduan dalam pengoperasian dan pengelolaan sistem secara berkelanjutan.
Implementasi sistem mendapat respons positif dari pihak sekolah. Salah seorang admin PPDB menyampaikan bahwa antarmuka sistem relatif mudah digunakan dan fitur notifikasi otomatis membantu mempercepat respons terhadap calon siswa yang melakukan pendaftaran.
“Antarmukanya mudah digunakan, fiturnya lengkap, dan yang paling membantu adalah notifikasi otomatisnya. Kami jadi lebih cepat merespons calon siswa.”
Memperkuat Kolaborasi Perguruan Tinggi dan Sekolah
Kegiatan pengabdian ini sejalan dengan semangat Diktisaintek Berdampak, yang mendorong perguruan tinggi untuk tidak hanya menjalankan fungsi pendidikan dan penelitian, tetapi juga menghadirkan kontribusi nyata yang dapat dirasakan oleh masyarakat. Melalui kegiatan ini, kompetensi dosen dan mahasiswa ITB Stikom Bali diterapkan secara langsung untuk menjawab kebutuhan digitalisasi di lingkungan pendidikan.
Kolaborasi tersebut memberikan manfaat bagi kedua belah pihak. Mahasiswa memperoleh pengalaman nyata dalam melakukan analisis kebutuhan, pengembangan teknologi, serta implementasi sistem di lingkungan pengguna, sementara dosen dapat mengimplementasikan keilmuan dan hasil pengembangan teknologi untuk memberikan solusi terhadap permasalahan yang dihadapi masyarakat.
Lebih jauh, penerapan sistem PPDB digital ini menjadi salah satu bentuk nyata Diktisaintek Berdampak, melalui sinergi antara perguruan tinggi, sekolah, dan masyarakat dalam mendorong transformasi digital pendidikan Kehadiran sistem ini diharapkan tidak hanya meningkatkan efisiensi administrasi PPDB, tetapi juga memperkuat tata kelola berbasis data serta mendukung pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat.
Ke depan, sistem PPDB digital yang dikembangkan oleh Tim ITB Stikom Bali diharapkan dapat terus dimanfaatkan dan dikembangkan di SMK TI Bali Global Klungkung. Model ini juga berpotensi direplikasi oleh sekolah-sekolah lain di Bali dan sekitarnya sebagai salah satu solusi untuk membangun tata kelola penerimaan peserta didik yang lebih efektif, transparan, responsif, dan berbasis teknologi.
